Agent de gestion administrative pour service vie scolaire

La Ville de Saint-Chamond recrute agent de gestion administrative pour son service vie scolaire à temps complet. Cadre d’emplois des adjoints administratifs.

 

Ce poste d’agent de gestion administrative fait partie de la Direction Petite Enfance et Vie Scolaire (DPEVS) et est attaché directement au service Vie Scolaire.

Hiérarchiquement il est placé sous la responsabilité du chef de service Vie Scolaire.

Il gère les crédits alloués aux écoles, les inscriptions scolaires et des tâches administratives liées aux missions. Il est en binôme avec le poste d’assistante administrative du service Vie Scolaire

 

Missions :

Activité 1 : Gérer les crédits alloués aux écoles :

• Calculer, communiquer et gérer le montant de crédits affectés à chaque école y compris pour les écoles privées sous contrat de la ville
• Suivre l’affectation de crédits accordés sur des projets spécifiques (classes transplantées, dispositif « école et cinéma », spectacles jeunes publics…)
• Assurer la validation des commandes écoles
• Réaliser les bons de commandes pour le service et écoles
• Suivi des factures avec vérification du service fait, liquidation, rattachement et rapprochement comptable.
• Préparer, exécuter, contrôler l’exécution des marchés publics du service lié aux écoles (photocopieurs, transports, papeterie, manuels scolaires, restauration scolaire, compost…)
• Participer à la préparation budgétaire et rendre compte sur le suivi de l’état des crédits affectés au service aussi bien en fonctionnement qu’en investissement
• Renseigner les tableaux de bord de suivi d’activité
• Participer à la gestion budgétaire des projets et dispositifs spécifiques

 

Activité 2 : Gérer les inscriptions scolaires

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles
• Renseigner sur les modalités d’inscriptions scolaires et les dérogations
• Etudier les dossiers d’inscription scolaire afin de remettre aux familles un certificat d’inscription scolaire
• Être l’interlocutrice des directeurs d’école sur les capacités d’accueil de nouveaux élèves
• Préparer les commissions de dérogations dans le cadre de la sectorisation
• Gérer les dossiers pour l’accueil des enfants de 2 ans sur certains établissements.
• Gérer les réponses aux familles suite aux commissions scolaires

• Suivi des dérogations hors commune : dossier des demandes des familles, suivi des paiements (recettes et dépenses)

 

Activité 3 : Tâches administratives liées aux activités et à la transversalité dans le service :

• Rédiger des courriers et en assurer le suivi complet sur le logiciel métier.
• Préparer les actes administratifs liés aux missions du poste
• Fonctionner en binôme avec l’assistante administrative du service, sur les éléments de population scolaire.
• Être en capacité d’assurer des remplacements ou la gestion des urgences lors d’absences sur le poste d’assistante administrative
• Rendre compte de son activité et la partager au sein de l’équipe Vie Scolaire

 

Activités occasionnelles :

• Assurer des tâches polyvalentes occasionnelles, comme la gestion des pharmacies des écoles, l’affranchissement des écoles, la fourniture des registres scolaires, les élections des parents d’élèves
• Assurer en dépannage ponctuellement le poste d’accueil DPEVS

 

Principales relations hiérarchiques : Responsable du service Vie Scolaire

Principales relations fonctionnelles : Ecoles

 

Profil souhaité

 

Savoir :

• Connaitre le statut de la fonction publique territoriale
• Connaître les règles de fonctionnement d’une collectivité territoriale et les relations entre les différents acteurs institutionnels

 

Savoir-faire :

• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Connaitre les règles comptables et des marchés publics.
• Maîtriser le logiciel CIVIL et les suites bureautiques
• Connaitre et s’adapter aux outils de travail des services support
• Sens de l’organisation du travail et de la gestion du temps
• Rigueur comptable et de travail
• Capacité à travailler en binôme et en transversalité
• Savoir travailler avec de l’autonomie au sein d’une équipe et savoir rendre compte de son activité

• Connaitre et maitriser les logiciel BASE ELEVES/ Concerto
• Diriger et informer le public Retransmettre les bonnes informations aux agents de la direction

 

Savoir-être :

• Diplomatie, Patience,
• Sens des relations humaines
• Rigueur, sérieux et honnêteté
• Goût et aptitude pour les chiffres
• Discrétion professionnelle
• Goût et aptitude pour les relations humaines et l’accueil du public