Assistant de Direction Médiathèque

La mairie de Saint-Chamond recrute un(e) assistant(e) de direction à la médiathèque à temps complet par voie statutaire. Cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C).

 

 

 

Missions :

 

En tant qu’assistant(e) de direction :

• L’accueil téléphonique, la réception du courrier et la gestion des boîtes mails
• La gestion d’agenda et des plannings d’accueils de classes et groupes adultes
• La préparation des réunions de service
• La rédaction de notes, courriers.

En tant que référent(e) administratif(ve) :

• La rédaction et le suivi des conventions, contrats et décision
• Les déclarations SACEM, SACD, URSSAF
• Effectuer une veille sur les subventions, constitution des dossiers de subvention et bilans une fois les actions passées (Département, DRAC, Région…)
• Gestion comptable : Suivi de l’exécution du budget relatif à la médiathèque et l’atelier numérique en lien avec le collectif de responsables
• Le suivi des marchés publics (acquisition de documents, transports)
• L’élaboration des tableaux de suivi (inscriptions aux animations, congés…)
• Validation des demandes de fournitures pour le service
• Gestion de la régie en qualité de Régisseur principal (déplacements à la Poste)
• Accueil et relations avec les fournisseurs et libraires
• Demande de devis
• Archivage des documents administratifs en lien avec la directrice des Archives

 

 

Activités complémentaires :

 

• Gestion des abonnements (revues)
• Participation à la conservation partagée des périodiques (archivages, pilonnages, partenariat avec l’ARALL) en lien avec la responsable des fonds spécialisés
• Suivi des tableaux de commandes de documents (avec les responsables des acquisitions)
• Accueil du public (Poste des inscriptions)
• Gestion des gros retards (en relation avec le trésor public)

Participation à l’organisation de la Médiabraderie

 

Principales relations hiérarchiques : Sous l’autorité de la Direction de la médiathèque – Pôle Services à la Population et aux Familles.

 

Principales relations fonctionnelles : Les responsables et agents de la médiathèque, le service financier de la Ville, le Trésor public, les fournisseurs, les libraires, les partenaires, les intervenants, les enseignants…

Horaires : A définir entre 8h30 et 18h15 (sur 4.5 ou 5 jours)

 

Jours travaillés (roulements, WE, astreintes…) : Travail possible le samedi selon le rythme de travail défini

 

 

 

Profil demandé :

 

Savoir-faire :

 

Formation et expérience en bureautique et secrétariat

 

Savoir :

 

• Maîtrise du Pack Office
• Maîtrise du logiciel de gestion comptable CIRIL
• Maîtrise du logiciel MAARCH appréciée
• Maîtrise de Zimbra
• Connaissance de la Fonction Publique Territoriale

Savoir-faire :

 

• Sens de l’accueil
• Capacité d’adaptation
• Esprit de synthèse, qualités rédactionnelles
• Capacités à travailler en transversalité
• Intérêt pour tous les publics

 

Savoir-être :

 

• Organisation et rigueur
• Autonomie et adaptabilité
• Très bon relationnel et capacité d’écoute, diplomatie
• Dynamisme
• Esprit d’équipe