Agent administratif au Centre Social

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La mairie de Saint-Chamond recrute un agent administratif pour son Centre Social à temps complet. Cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C).

 

 

Missions :

 

Relations Centre social – usagers :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et du grand public : renseigner, orienter…
  • Assurer le suivi des dossiers familles et leur mise à jour
  • Gérer les inscriptions des familles pour l’ensemble des activités : activités régulières, accueil de loisirs, CLAS… en lien avec les responsables de service
  • Assurer le pointage des présences des activités

 

Gestion Administrative :

  • Assurer les tâches administratives telles que la rédaction de courriers, de mails d’informations, d’affiches, de compte-rendu de réunions…
  • Assurer le suivi statistique de la structure : tableaux de bord, données CAF en PS
  • Gérer l’organisation administrative : être la référente du plan de classement, de l’archivage…
  • Être l’interlocuteur de la direction de la communication : informer des activités et des manifestations
  • Déclaration des heures animateurs et intervenants auprès du service RH

 

Gestion financière :

  • Assurer la facturation des familles
  • Assurer le suivi des recettes : paiement des familles, suivi des recettes CAF
  • Assurer le suivi financier de la structure en lien avec le service des finances (bons de commande, suivi des achats carte, ENS, tableau de suivi budgétaire…)

 

Missions transversales :

  • Être la référente du logiciel Concerto (saisie, paramétrage, lien avec l’éditeur et le service informatique)
  • Assurer le lien avec les services techniques pour les besoins d’ordre techniques
  • Encadrer les stagiaires dans les domaines de l’accueil et du secrétariat
  • Assurer la bonne circulation des informations entre les différents secteurs et les usagers
  • Assurer l’intérim sur les affaires courantes en cas d’absence du directeur

 

Principales relations hiérarchiques :  Directeur du Centre social, Directrice Jeunesse et Cohésion Social

Principales relations fonctionnelles : services municipaux, usagers, associations, partenaires institutionnels

 

 

Profil demandé :

 

  • Titulaire d’un bac ou d’un BTS en gestion support à l’action managériale ou expérience confirmée dans le secrétariat de direction ou assistant en gestion administrative et financière

 

Savoir :

  • Connaissance des partenaires et de l’actualité des centres sociaux.
  • Maitrise des outils bureautiques : internet, intranet, messagerie, logiciels métiers (délibérations, courriers, comptabilité…) Excel et Word, et de l’environnement de la collectivité.
  • Connaître les procédures comptables : Principes budgétaires et suivi comptable
  • Connaitre et maitriser le logiciel Ciril finances et Arpège
  • Compréhension du besoin de l’usager pour l’orienter vers la réponse adaptée.

 

Savoir-faire :

  • Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse
  • Capacité d’adaptation et de réactivité
  • Notions d’organisation et de gestion du temps
  • Règles de l’expression orale et écrite de qualité
  • Tableaux de bord et outils de planification et suivi
  •  

Savoir-être :

  • Patience, écoute et empathie.
  • Fermeté si nécessaire
  • Sens de l’organisation
  • Autonomie et polyvalence
  • Sens de la responsabilité et esprit d’initiative
  • Discrétion professionnelle
  • Rigueur